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書面通知按傳遞方式分,有內(nèi)部傳遞通知、郵寄傳遞通知和報(bào)紙、廣播、電視通知;按作用又可分為預(yù)告通知和正式通知。會(huì)議邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬也是會(huì)議通知的書面形式。
書面通知以寄、發(fā)書面文字的形式所進(jìn)行的會(huì)議通知。會(huì)議書面通知除具有正規(guī)莊重的特點(diǎn)外,也具有備忘和作為會(huì)議入場(chǎng)或報(bào)到憑證的作用。發(fā)會(huì)議通知要盡量早些,以便使與會(huì)人員接到通知后,有充足的時(shí)間準(zhǔn)備和趕到會(huì)場(chǎng),也便于會(huì)務(wù)人員安排回程的車、船、機(jī)票。有的會(huì)議對(duì)發(fā)通知有規(guī)定的時(shí)間,如人大常委會(huì)議的通知要在報(bào)到前1周至2周發(fā)出。當(dāng)然,一般的會(huì)議沒有必要過早發(fā)通知,以免情況發(fā)生變化而變更會(huì)期。做好發(fā)通知這項(xiàng)工作,需要在平時(shí)打好基礎(chǔ),不能忽視一些細(xì)小、瑣碎的事情。例如領(lǐng)導(dǎo)人、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址等難免發(fā)生變化,要注意及時(shí)修正。機(jī)關(guān)單位內(nèi)部所發(fā)的書面通知,要求當(dāng)事人簽名,當(dāng)事人不在,請(qǐng)別人代轉(zhuǎn)通知,也要求代轉(zhuǎn)通知人簽名,事后通知人要追蹤落實(shí)。
電報(bào)通知寫電報(bào)時(shí)要求在明了的基礎(chǔ)上做到簡(jiǎn)潔,但不該壓縮的文字不能壓縮,容易產(chǎn)生歧義的詞句不能壓縮,各項(xiàng)內(nèi)容都要寫得明確具體,不能讓對(duì)方猜測(cè)。在不能確認(rèn)被通知單位或個(gè)人是否參會(huì)時(shí),應(yīng)要求對(duì)方接到通知后回電。
傳真和電腦通知:務(wù)必弄清對(duì)方是否收到、收全通知,收到的通知是否清晰。如果只是個(gè)別地方不清晰,可以通過電話方式告訴對(duì)方。如果整頁(yè)模糊不清,就要重新發(fā)送一次。如果仍然模糊不清,就要考慮采取電話方式了,讓對(duì)方做好電話通知的記錄。
墻報(bào)通知墻報(bào)通知要求寫清何事、何時(shí)、何地、何人這幾個(gè)要素。如果參會(huì)對(duì)象無(wú)法預(yù)計(jì)(比如一些自由參會(huì)的演講會(huì)、報(bào)告會(huì)),要安排大一點(diǎn)的會(huì)場(chǎng)才行,以免到會(huì)人數(shù)太多,會(huì)場(chǎng)容納不下,造成不好的效果。
會(huì)議通知格式
1、標(biāo)題。
有完全式和省略式兩種。
①完全式包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種。
②省略式,例如《關(guān)于××的通知》。
通知內(nèi)容簡(jiǎn)單的.,只寫“通知”兩字,這也是省略式的一種。
2、正文。
有的正文比較簡(jiǎn)單,只講明為什么發(fā)布或批轉(zhuǎn)這一文件,有哪些原則要求,主要的具體內(nèi)容應(yīng)看所附文件。有的正文寫多幾句,借題發(fā)揮,補(bǔ)充強(qiáng)調(diào)有關(guān)要求,或作出指示,布置相應(yīng)的工作。也就是要遵照?qǐng)?zhí)行、貫徹落實(shí)的具體內(nèi)容在附件里,而不是在批轉(zhuǎn)的通知中。批轉(zhuǎn)通知只是一個(gè)載體。
會(huì)議通知范文:
××廠關(guān)于召開計(jì)劃生育工作會(huì)議的通知
所屬各單位:
為了總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn),研究分析存在的問題,進(jìn)一步貫徹落實(shí)省、市計(jì)劃生育工作會(huì)議精神,做好今年計(jì)劃生育工作,經(jīng)研究決定召開計(jì)劃生育工作會(huì)議,F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下:
一、會(huì)議內(nèi)容:
二、參加人員:
三、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)
××廠
×年×月×日
學(xué)院會(huì)議通知
法學(xué)院負(fù)責(zé)抓教學(xué)工作的同志:
根據(jù)昨天學(xué)校教務(wù)會(huì)議精神,定于8月24日下午2時(shí)30分在法學(xué)院辦公室召開會(huì)議,進(jìn)一步研究和落實(shí)2003級(jí)新生教學(xué)計(jì)劃,任課教師情況等有關(guān)問題。希望做好會(huì)前準(zhǔn)備并請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。
XXXX大學(xué)法學(xué)院(章)
xxx年x月xx日
關(guān)于召開全區(qū)宣傳部長(zhǎng)會(huì)議的通知
各市委宣傳部,柳鐵黨委宣傳部:
定于x月x日-x月x日召開全區(qū)宣傳部長(zhǎng)座談會(huì),現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下:
一、會(huì)議議題傳達(dá)學(xué)習(xí)中宣部召開的部分省區(qū)市宣傳部長(zhǎng)座談會(huì)精神;總結(jié)交流我區(qū)前八個(gè)月宣傳思想工作;研究部署下一步工作。
二、參加人員各市委宣傳部長(zhǎng)、柳鐵黨委宣傳部長(zhǎng)。
三、會(huì)議時(shí)間x月x-x日(會(huì)期一天半,x月x日下午報(bào)到)。
四、會(huì)議地點(diǎn)報(bào)到及住宿地點(diǎn):南寧市七星路廣西宣傳干部培訓(xùn)中心。會(huì)場(chǎng):區(qū)黨委辦公樓三樓會(huì)議室。
五、有關(guān)事項(xiàng)
(一)請(qǐng)參加會(huì)議人員準(zhǔn)備約15分鐘的發(fā)言。請(qǐng)將發(fā)言材料打印50份,在報(bào)到時(shí)交會(huì)務(wù)組(打印要求:16開幅面,在左上角用四號(hào)楷體注明“全區(qū)宣傳部長(zhǎng)座談會(huì)發(fā)言材料”)。
(二)請(qǐng)各市委宣傳部長(zhǎng)、柳鐵黨委宣傳部長(zhǎng)安排好會(huì)議期間的各項(xiàng)工作,準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議。在外出差、學(xué)習(xí)的,加無(wú)特殊情況,務(wù)請(qǐng)回邕參加會(huì)議。
(三)請(qǐng)各市委宣傳部、柳鐵黨委宣傳部于x月x日下午下班前將參加會(huì)議人員名單報(bào)到xxx黨委宣傳部辦公室。
聯(lián)系人:×××,電話:××××,傳真:××××××。
中共xxxx委員會(huì)宣傳部
xxx年x月x日
全國(guó)兩會(huì)什么時(shí)候結(jié)
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