人事檔案歸檔制度失等。這是人事檔案利用的主要方式。
()借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機關(guān)領(lǐng)導需要查閱人事檔案;
公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長,到期未還者應及時 催還。
()出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔 案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復制件。要求
出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的 重要保證。
()查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容:首先,由申請查閱者寫出查檔報告,在報告中寫明查閱的對象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負責 人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核,若理由充分,手續(xù)齊全,則給予批準。
()外借手續(xù)。
首先,借檔單位(部門)寫出借檔報告,內(nèi)容與查檔報告相似。
其次,借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字。
再次,人事檔案部門對其進行審核、批準。
然后,進行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚,并由借檔人 員簽字。 最后,歸還時,及時在外借登記上注銷。 ()出具證明材料的手續(xù):單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時 ,需履行以下 手續(xù):首先,由有關(guān)單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章 ;其次,人事 檔案部門按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng) 導審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。,